財務・経理系システム 【インタビュー】学校法人国士舘大学様 Amazon Business連携オプション導入事例紹介
- 学校法人国士舘大学様
導入の概要
目次
１．導入検討の背景（導入前の課題）
２．導入に至った経緯（導入の決め手）
３．導入・活用効果（オプション導入によって改善した点）
４．導入後、教職員の利用率を向上させるために取り組んだことや現状の課題感
５．今後取り組みたいと考えていること
世田谷キャンパス メイプルセンチュリーホールを背景に (左から 稲垣さん、丸山さん)
1．導入検討の背景（導入前の課題）
稲垣・丸山：よろしくお願いします。
エデュース：早速ですが、AmazonBusiness連携オプション(以下、AB連携OP)を検討したきっかけ、また導入前の課題についてお聞かせください。
稲垣：はい。本学では、全学的な経費削減や立替払いを減らす為、「Amazonビジネス」を導入しました。しかし、登録作業を手間と考える教員が多く存在したためか利用者数が思うように伸びずに悩んでいました。
そこでAmazonビジネスの利用を促進するために、登録がスムーズにできる方法や利用するメリットを増やす方策がないか考えていたところでした。
AB連携OP導入の検討について語る稲垣さん
エデュース：他校でも課題に上がる部分ですが、立替払いは全学的な課題として取り組まれていたのでしょうか？
稲垣：そうですね。立替払いは、原則「行わないもの」としておりますが、やはりイレギュラー等もあり、他校様同様、本学でも課題として上がっておりました。
例えば、一律で「立替払いはダメ」としてしまうと予算の執行率が悪くなってしまう懸念もあるため、できる限り請求書払いで対応いただくように教員に働きかけ、立替払いを無くす方向に動いておりました。
エデュース：立替払いという課題の解決策を模索されていた中で、AB連携OPをご検討いただき有難うございます。
Amazonビジネスの立替払いを禁止したとお聞きしましたが、その辺りのお話もお伺いできますか？
丸山：立替払いを無くしたかったのと、Amazonビジネス単体での利用者も徐々に増えてきたタイミングということもあり、エデュースさんから提案いただいたAB連携OPを利用しつつ立替禁止をルール化する方向に持っていくように動きました。
学部長会で導入の趣旨と先生方の利便性向上、全学的な業務効率化についてご説明したことでご理解、ご協力を頂くことができました。
稲垣：ルール化を浸透させるため、予想される課題感を部内でも事前に話し合い、Amazonビジネスプライムの契約を行ったり、AB連携OPの導入を実施したり、さらにエデュースさんにもマニュアルや動画作成のご協力いただいたりと利用者が困らないように先々動いて固めていったことも重要かと思いますね。学内浸透に向けては利用する環境の整備が一番大切だと実感しております。
エデュース：どれだけ想定するか、事前の環境整備がいかに重要であるか、理解いたしました。有難うございます。
2．導入に至った経緯（導入の決め手）
エデュース：次に、AB連携OP導入に至った経緯についてお聞かせください。
丸山：AB連携OPの導入にあたっては、エデュースさんとアマゾンジャパンさんから手厚くサポートしていただき、仮に不具合が起こった際にも対処できると考えたことが、導入の一番の決め手となりました。
稲垣：AB連携OPを利用することにより、Amazonビジネス側で利用者自身のユーザー登録作業が簡略化され、利用者の負担が減ることから、利用者増加も見込まれたことも要因ですね。
エデュース：ありがたいです。引き続き、しっかりとサポートさせていただきます。
稲垣：その他にも、AB連携OPは購入情報が現在使用している経理システム（製品名：Web財務）に紐づくので、先生方の起票の手間や入力ミスが減り、先生方と経理課の双方の負担が減ると考えました。
丸山：これまでは、先生方が明細毎に手作業で打ち込んでいたのですが、入力の際の問合わせはかなり多くありました。今回AB連携OPを導入したことで、伝票の入力間違いや経理部門で修正することがかなり減りましたし、登録作業に関する問合わせは、だいぶ減りました。
AB連携OP導入の決め手や業務について語る丸山さん
エデュース：問い合わせが減った分、別の方法で、より先生方を手厚くサポートできるようになったという事ですね。
3．導入・活用効果（オプション導入によって改善した点）
エデュース：それでは、導入・活用効果について、お聞かせ頂けますでしょうか。利用者側、管理者側について、是非、活用状況をお聞かせ下さい。
丸山：利用者側（先生方）としては、具体的には購入商品の詳細が伝票に自動入力される為、伝票の作成においてミスが減り、楽になりました。また、Web財務からAmazonビジネスに遷移することができる為、ログイン作業が不要となり利用自体が楽になったという声が多かったです。
ちなみにAmazonビジネス単体での購入の場合、配送先住所を登録しないと注文完了にならない仕様なので、これまで先生方から「購入できない」「ボタンが押せない」等の問合わせが来ることが多かったのですが、AB連携OPの場合は、Web財務上で配送先が登録されているので、スムーズに購入できることで管理側としても問合わせが改善したと実感しています。
稲垣：それ以外にも、Web財務上に購入した商品情報が表示されるので、問合わせがあった際にも、調べやすくなったという点も改善だと思います。また、検証はまだ行っていないので、何とも言えないですが、Amazonビジネス単体では、見積書取得後で学内承認を行っている最中に金額が変わることも少なくなかったので、その修正作業等の手間が改善されていることも効果かなと感じています。
エデュース：AB連携OPの場合、商品購入後7日間、在庫と金額がロックされますからね。
稲垣：そうなんです。AB連携OPでの購入の場合、金額がロックされるので、これまでよりも問合せが少なくなったと感じています。
4．導入後、教職員の利用率を向上させるために取り組んだことや現状の課題感
エデュース：ここまで、導入の経緯や背景、実際の効果についてお聞きしました。ありがとうございます。
次に、導入後という部分で、学内での利用率アップとして取り組まれている事や実際の課題感についても、是非、お聞かせください。
丸山：利用率アップという部分で取り組んだこととしては、操作方法について、PDFファイルだけでなく、エデュースさんに動画マニュアルを作成してもらい、利用方法を分かりやすくしたことですね。
エデュース：弊社としても当初、紙のマニュアルだけでしたが、先生方により多く利用いただく為に、という点でマニュアル動画も用意したほうが良いと考え作成をさせていただきました。
稲垣：マニュアルは、Web財務のトップページにリンクを貼り、いつでも確認いただけるようにしています。また定期的に、会報やメール等で機能を紹介したり、新任教員への研修時、Web財務の説明をする際に、AB連携OPを併せて紹介するようにしています。
そのおかげもあり、新任教員はAB連携OPを利用してくれている状況です。
一方で、AB連携OPが始まる前に、Amazonビジネスを既に利用していた教職員は、Amazonビジネス単体での運用に慣れているので、AB連携OPへの移行をなかなか進まない点が課題となっています。
丸山：声としては「以前のやり方と比べてわかりづらい」との声もあったりするので、そのようなユーザーの声をどうフォローしていくかが、現状の課題と考えています。
エデュース：そうですか。学内浸透という点、重要な課題点ですね。
稲垣：しかし、課題だけでもなくて、例えば意識的に利用してくれている先生方や図書等を購入される頻度が高い先生などは、使い慣れてきており利用数が伸びてきている現状もあります。元々、問合せも多かった部署なども、使う頻度が増えることにより、使いやすく、慣れてきているのではないかと考えています。利用いただけるよう引き続き利便性や操作方法について周知を進めていければと考えています。
利用率向上に向けた取り組みや現時点での課題感について語るお二人
エデュース：そういう点としては、理系文系関係なく、利用頻度、使い慣れることによって利用率も上がっていくという事ですね。
丸山：問合わせや利用率向上という点では、先生方は、各学部の事務方へ問合わせることが多いので、私どもとしては、各学部の事務方にしっかりとご説明をして、そこから先生へ速やかに説明してもらえる流れを意識しています。
その結果、問合わせの減少や利用率の向上につながっているのかなと考えています。
エデュース：利用者である先生方の問い合わせルートも意識してのサポートということですね。ちなみにですが、先生方の利用が多い時間などは把握されていたりしますか。
稲垣：その点は、正確に把握はできていませんが、日中は授業等がありますので、恐らく夕方や夜間というところが多い実情かなと考えております。
この点は、課題感でもあります。セキュリティポリシーとして、現状、学外からのアクセスは禁止としていますが、今後は外からWeb財務を利用してもらえるようにしていきたいとも考えています。それによってより利用が進む可能性があると思います。
この点は、セキュリティの観点やクラウド化などを含めエデュースさんにご相談したいと考えています。
エデュース：学外からのご利用については、他校様でも課題とされているところも多い現状です。是非、ご相談いただければと思います。
5．今後取り組みたいと考えていること
エデュース：今後、取り組んでいきたい事について、お聞かせください。
丸山：在庫の確保及び価格のロック機能の活用ですね。先程、稲垣からもお話をしましたが、問合わせは少しずつ減少しております。先生方の手間という点でも、機能を幅広く周知することで、より利用者数を増やし、着実に機能に慣れてもらい、利用率を上げていきたいと考えています。
エデュース：利用者の皆さんに、実際に利用していただきAB連携OPに慣れてもらいたいですね。
他に課題点はございましたか？
稲垣：そうですね。学内アンケートを実施した結果「Amazonビジネスの利用が楽になった」という声がある一方で、「操作がやや複雑」との意見があることもわかりました。「押下するボタンを悩んだ」「慣れるまでに時間がかかる」といった内容となりますので、丁寧な説明とマニュアルの充実化を図っていきたいと考えています。
エデュース：システム自体の改善やマニュアルの充実化について、弊社も取り組んでまいりますので、引き続きご意見をいただきますようお願いします。
稲垣：実際の声としましては、頻繁にAB連携OPを使用するユーザーの中には、操作に慣れ、利便性を感じるといった声も多いですね。当たり前ですが、たまにしか利用しないユーザーにとっては、毎回マニュアルを見ながらAB連携OPを使うという部分は大変だと思います。
稲垣：その他にも、文教価格商材のアピールになるようなリーフレット配布するなど利用促進アイテムの活用やエデュース&アマゾン合同での説明会を実施してもらうなど、導入によるメリットや実際の効果を公開するような動きもしていきたいです。
文教商材の案内などは、Amazonビジネストップページの下の方に紹介があるので利用者もわかりづらいかと思います。その利用だけでも支出削減につながるので、しっかりとアピールしていきたいですね。
今後の取り組みについて展望を語るお二人
また、先程もお話をしましたが、現在、学外からWeb財務やAB連携OPの利用が出来ない状況があるため、学外から利用したい旨の声が多数上がっています。教職員が自宅でも、これらの機能を利用できるよう学内環境を整備したいと思います。
丸山：サブグループの活用も行っていきたいと思います。こちらは、Amazonビジネス上の話になりますが、目的別にサブグループを作成することで、請求書が目的別にそれぞれ発行されるようになりますので、予算管理の点でも、また伝票作成と経理課でのチェック作業の業務を改善するためにも、サブグループの活用を進めたいと考えております。
エデュース：この点は、他校様でも活用いただける点かと思います。
稲垣：本学としましては、引き続きユーザー利用率向上、効率化に向けて邁進できればと思いますので、エデュースさんには是非、ご協力をお願いできればと思います。
エデュース：ありがとうございます。本日は貴重なお話をいただき、誠にありがとうございました。
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